PRIVACY STATEMENT

Wij nemen je privacy uiterst serieus en gaan zorgvuldig met je persoonlijke informatie om. In deze privacyverklaring lees je hoe wij omgaan met de gegevens van onze kandidaten en opdrachtgevers.

1. Wie zijn we?

TRIBE NL verbindt professionals aan werkgevers en andersom. Wij bieden ondersteuning en begeleiding aan buitenlandse kandidaten om in Nederland te onboarden.

TRIBE NL is gevestigd te Amsterdam, Stadhouderskade 137-2, postcode 1074AZ.

2. Van wie verzamelen wij persoonsgegevens en waarom?

Wij verzamelen persoonsgegevens van:

Bezoekers en gebruikers van de website: als je onze website bezoekt, verzamelen we informatie gerelateerd aan het type apparaat, browser en hoe je onze website gebruikt.

Deze informatie helpt ons om de website te verbeteren, voor jouw gebruiksgemak en om je zo goed mogelijk van dienst te zijn.

Wij verzamelen persoonsgegevens van jou, om:

• Te kunnen reageren op vragen, tips, feedback, sollicitaties of verzoeken als je daarvoor een formulier hebt ingevuld of gegevens hebt achtergelaten.

• Informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten.

• Je te benaderen voor aanbiedingen, events en andere informatie die voor jou interessant kan zijn.

• Om je e-mails te kunnen sturen zoals nieuwsbrieven of vacature-alerts, indien je je daarvoor hebt aangemeld (opt-in).

• Jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn.

Sollicitanten, (potentiële) professionals of andere kandidaten.

Wij verzamelen en verwerken je gegevens ten behoeve van de TRIBE NL community en voor de uitvoering van onze dienstverlening, waaronder bemiddeling, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, loopbaanbegeleiding en advies om kandidaten uit het buitenland hun weg in Nederland te helpen vinden.

De informatie verwerken we, met jouw toestemming:

• Om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren.

• Om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

• Op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen (waarom verwerken we persoonsgegevens), dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging.

• In beperkte gevallen: met jouw toestemming, daar waar dit mogelijk is en je deze toestemming in vrijheid kan geven. (Als je jonger bent dan 16 jaar hebben wij de toestemming nodig van je ouders of de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt).

• Om buitenlandse kandidaten te helpen met het ondernemen van de benodigde administratieve stappen om in Nederland te kunnen werken.

• Om jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, waaronder door training, opleiding en testen.

• Om jouw loopbaan te begeleiden en je te helpen bij outplacement.

• Te kunnen reageren op vragen, tips, feedback, sollicitaties of verzoeken als je daarvoor een formulier hebt ingevuld of gegevens hebt achtergelaten.

• Informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten.

• Je te benaderen voor aanbiedingen, events en andere informatie die voor jou interessant kan zijn.

• Om je e-mails te kunnen sturen zoals nieuwsbrieven of vacature-alerts, indien je je daarvoor hebt aangemeld (opt-in).

• Jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn.

Zakelijke relaties

We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten, (2) om een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

De informatie verwerken we, met jouw toestemming:

• De overeenkomst met je te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen.

• Met je te kunnen communiceren.

• Een goede zakelijke relatie met je te onderhouden.

• Je aanbiedingen te kunnen doen, relatiegeschenken te verstrekken en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten.

• Je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor je interessant kunnen zijn, uitsluitend indien je je hiervoor hebt aangemeld (opt-in).

• Om te kunnen factureren.

• Om de kredietwaardigheid te kunnen bepalen.

• Voor rapportagedoeleinden (bijvoorbeeld om de juiste persoon de juiste rapportage te verstrekken).

• Jouw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of je beter van dienst te kunnen zijn.

• Onze dienstverlening te verbeteren.

Zodra je gegevens aan ons verstrekt, door bijvoorbeeld het invullen van een formulier, een sollicitatie of inschrijving, verwerken wij die gegevens die je aan ons verstrekt.

Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.

3. Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld als:

• Je onze websites bezoekt.

• Je jouw gegevens invult of achterlaat via een van onze kanalen.

• Je je inschrijft in ons kantoor.

• Je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening of om jou een dienst te verlenen.

• Van social media, enkel als wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk. In dat geval zullen we je benaderen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven of op een andere manier gebruik wilt maken van onze dienstverlening. Heb je geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van je verwerken om rekening te houden met jouw wens niet door ons benaderd te worden.

• Als wij persoonlijke informatie ontvangen van door jou opgegeven referentie contactpersonen.

• Als klanten waar je bent aangeboden of waar je werkt of gewerkt hebt, persoonlijke informatie over jou met ons delen of die jou aanmeldt voor onze dienstverlening; indien dit onderdeel uitmaakt van of voortvloeit uit onze overeenkomst.

• Van leveranciers in het kader van in- en doorleen, in dat geval hebben wij met de leverancier afgesproken dat deze jou informeert en verwijst naar ons privacy statement.

4. Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens delen?

TRIBE NL kan je persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën) van ontvangers:

• Derden zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder test-,opleidings-, en/of exameninstituten, externe consultants, partijen die klanttevredenheidsmetingen doen o.a. ten behoeve van keurmerken en certificeringen, zakenpartners en professionele adviseurs als advocaten, auditors, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die onze systemen ontwikkelen en testen).

• Opdrachtgevers waar we jou voor kunnen stellen of waar je via ons aan het werk gaat of bent of die ons vragen onze dienstverlening in te zetten voor jouw loopbaanbegeleiding, coaching, bemiddeling of outplacement.

• Individuen en organisaties die informatie over bijvoorbeeld jouw referentie hebben of geschiktheid (zoals diploma’s) of die wij, op jouw verzoek, gegevens verstrekken of die ons, op jouw verzoek, informatie verstrekken, zoals huidige, voormalige of beoogde werkgevers, opleiders, exameninstituten en uitzendbureaus.

• Derden aan wie wij gegevens, met jouw uitdrukkelijke toestemming, verstrekken of op jouw verzoek gegevens delen in verband met dataportabiliteit.

• Overheidsinstanties en andere instanties (zoals subsidie-aanvragers) indien wij van mening zijn dat we daartoe verplicht of gerechtigd zijn.

• En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

Het delen van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, toestemming, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij artikel ‘2’.

Jouw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven of opgeslagen buiten Nederland. TRIBE NL heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd. Jouw persoonsgegevens kunnen worden verstuurd naar een of meerdere landen binnen of buiten de Europese Unie en daar worden verwerkt. Wij zullen jouw persoonsgegevens alleen naar landen buiten de EU doorgeven waarvan de Europese Commissie van mening is dat jij daar een afdoende mate van bescherming hebt of waar TRIBE NL passende veiligheidsmaatregelen heeft genomen om de privacy van jouw gegevens te waarborgen. Voor vragen hierover zie contactgegevens hieronder.

5. Je rechten

Je hebt het recht om een verzoek in te dienen voor:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken.

• Rectificatie van je persoonsgegevens.

• Verwijdering van je persoonsgegevens of beperking van verwerking: in bepaalde omstandigheden, tenzij wij een goede reden, zoals een wettelijke verplichting, hebben om de persoonsgegevens te verwerken of niet te verwijderen.

• Beperking van of een bezwaar over de verwerking van de persoonsgegevens.

• Overdracht van je gegevens.

• In geval van jouw verzoek, ter bescherming van de persoonsgegevens, zullen wij jouw identiteit moeten kunnen vaststellen.

Als het verwerken van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op jouw toestemming, heb je ook het recht om jouw toestemming op enig moment in te trekken. Het intrekken van jouw toestemming is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking op basis van jouw eerdere toestemming, voordat wij een dergelijke intrekking hebben ontvangen of in het geval verdere verwerking van diezelfde gegevens volgens een andere grondslag is voortgezet, zoals een overeenkomst of wettelijke verplichting van TRIBE NL.

Hieronder de wijze waarop je je toestemming kunt intrekken:

Als je je hebt opgegeven voor het ontvangen van informatie voor nieuwsberichten, evenementen, alerts of andere berichten, dan kun je je daarvoor afmelden via de afmeldmogelijkheid in de mail die je daarover ontvangt of door direct contact te nemen met ons via hello@tribenl.com

Je kunt via je browser settings voorkomen dat cookies worden geplaatst maar ook kun je te allen tijde jouw cookie instellingen wijzigen of verwijderen van jouw apparaat via de browser instellingen.

Wil je gegevens wijzigen of verwijderen die je zelf niet kunt aanpassen dan kun je direct contact opnemen ons.

6. Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) datalek

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door TRIBE NL, dan kun je contact met ons opnemen via hello@tribenl.com.

Als je klachten hebt dan horen we dat graag, zodat we je verder kunnen helpen en, zo nodig, onze dienstverlening of werkprocessen kunnen aanpassen of verbeteren.

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, bijvoorbeeld, vermoed u verlies of ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens, laat het ons dan direct weten.

7. Beveiliging

TRIBE NL doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Wij doen dat aan de hand van ons informatiebeveiligingsbeleid. Wij hebben daartoe, rekening houdend met de laatste stand van de techniek, fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen om onrechtmatig gebruik te voorkomen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.

Je dient je ervan bewust te zijn dat je zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van jouw computerapparatuur en/of telefoon en van jouw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. De verzending van persoonsgegevens via internet geschiedt dan ook op eigen risico.

8. Wijzigingen

TRIBE NL kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy statement. Het meest actuele Privacy statement is te allen tijde in te zien op de website. We raden je aan het privacy statement regelmatig na te lezen. Deze versie is opgesteld in december 2021.

9. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

Over het algemeen kan onze website bezocht worden zonder dat jouw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven.

Wij verzamelen niet-identificeerbare informatie over gebruikers van de website zoals bijvoorbeeld datum en tijd van toegang, de bron vanwaar je rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat je gebruikt, de onderdelen van de website die je bezoekt, de pagina’s van de website of app die je hebt bezocht, informatie over het type apparaat dat je gebruikt en het materiaal dat je opstuurt of downloadt van de website.

TRIBE NL maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op jouw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. Je kunt hier meer over lezen in onze cookieverklaring.

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Zonder deze gegevens kunnen we onze dienstverlening niet uitvoeren. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen, kwaliteiten of beschikbaarheid of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen ten aanzien van de functie en/of vanuit opdrachtgevers. Wij vragen je ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.

We kunnen ook (contact)gegevens van je verzamelen als je deze hebt geplaatst op publieke middelen enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat je geïnteresseerd zou zijn in werk of onze dienstverlening. In dat geval zullen we je benaderen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacy statement. Je bent zelf verantwoordelijk voor persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn van jou op/via het internet. Tip: check dit regelmatig en als je niet wil dat informatie beschikbaar is voor derden, scherm dit dan goed af.

Meer specifiek gaat het om - onder andere - de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij inschrijving en/of sollicitatie:

• Accountgegevens zoals gebruikersnaam.

• NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens.

• Geboortedatum, geslacht - op vrijwillige basis.

• Curriculum vitae (CV).

• Gegevens over werkervaring, trainingen, opleidingen en/of testen die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan.

• Gegevens over beschikbaarheid.

• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften.

• Pasfoto en video (introductie) - op vrijwillige basis.

• Aanvullende gegevens over jouw expertise, voorkeuren en interesses.

• Het ID-bewijs mag bij de werving en selectie worden opgeslagen en gecontroleerd om na te gaan of je mag werken in Nederland. Ga je niet binnen vier weken voor ons aan de slag, dan wordt het ID-bewijs verwijderd.

• Wij zetten ons in voor een inclusieve arbeidsmarkt, waar iedereen die kan, mee mag doen.

Op het moment dat je voor/via TRIBE NL kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt:

• Nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning.

• Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.

• Daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van bepaalde functies gegevens in het kader van een pre-employment screening. Indien je via ons wordt in- en doorgeleend aan een opdrachtgever.

• Gegevens noodzakelijk in het kader van de beperking van de inlenersaansprakelijkheid (zoals NAW, geboortedatum, BSN, soort ID-bewijs, nummer en geldigheidsduur, indien aanwezig: verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning).

Van zakelijke relaties:

• Naam en contactgegevens.

• Functie.

• Gegevens van het bedrijf waarvoor je werkt of vertegenwoordigt.

• Gegevens om een goede relatie met je kunnen onderhouden.

• Gegevens ten behoeve van evenementen en bijeenkomsten.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw gegevens om te kunnen voldoen aan het doel waarvoor het verzameld is. De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de relevantie van de gegevens voor het onderhouden van of vastleggen van onze relatie en de overige hierboven genoemde doelen, toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, eventuele claimrisico’s of andere verplichtingen waarbij uitgangspunt is dat jouw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan daarvoor noodzakelijk.

Voor de doelen vermeld in artikel ‘2’ en doelgroep is dit over het algemeen een periode van twee, vijf of zeven jaar.

Zie ook onze cookieverklaring.

Versie december 2021

Voor vragen, opmerkingen of klachten over privacy kan je contact opnemen met hello@tribenl.com